Het printen van Excel-bestanden kan soms voor verrassingen zorgen, zoals het afdrukken van meer kolommen dan er werkelijk zijn ingevuld. Dit probleem leidt niet alleen tot een onoverzichtelijke afdruk, maar kan ook frustraties veroorzaken bij het werken met documenten. In deze blogpost onderzoeken we hoe je deze printproblemen kunt oplossen.
Oorzaken van onnodige kolommen bij het printen
Een van de meest voorkomende redenen waarom er onnodige kolommen worden afgedrukt, is dat Excel automatisch alle cellen in een bepaald bereik probeert af te drukken, ook als deze cellen leeg zijn. Dit kan worden veroorzaakt door ongewenste opmaak of data die per ongeluk is ingevoerd in cellen die je denkt dat leeg zijn. Ook kan het zijn dat de afdrukinstellingen niet goed zijn ingesteld, waardoor Excel meer informatie probeert af te drukken dan nodig is.
Daarnaast kunnen verborgen kolommen of rijen ook een belangrijke rol spelen bij printproblemen. Zelfs als een kolom is verborgen, kan Excel nog steeds proberen deze te printen als de afdrukinstellingen niet correct zijn ingericht. Het is dus essentieel om goed gecontroleerd te hebben welke gegevens je daadwerkelijk wilt afdrukken en om onnodige gegevens en opmaak uit het document te verwijderen.
Instellingen in het afdrukvenster aanpassen
Een belangrijke stap in het oplossen van printproblemen is het correct instellen van het afdrukvenster. Ga naar het tabblad ‘Bestand’ en selecteer ‘Afdrukken’. Hier krijg je een weergave van hoe de afdruk eruit zal zien. Controleer goed of de juiste printer is geselecteerd en kijk naar de pagina-instellingen. Selecteer ‘Pagina-instelling’ om te controleren hoe de marges zijn ingesteld, en pas deze aan waar nodig.
Daarnaast kun je onder ‘Tweede pagina’ de optie ‘Afdrukken van geselecteerde cellen’ aanvinken. Dit geeft je de mogelijkheid om slechts een specifiek gedeelte van je werkblad af te drukken, wat handig is als je maar één tabel of enkele gegevens wilt printen zonder onnodige kolommen die toch leeg zijn.
Selectief afdrukken van cellen en gebieden
Wanneer je een document wilt afdrukken, kun je ervoor kiezen om alleen specifieke cellen of gebieden af te drukken. Dit doe je door de cellen te selecteren die je wilt afdrukken, en vervolgens met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen te klikken. Kies voor ‘Afdrukken’.
Daarnaast kun je het bereik direct in de afdrukinstellingen invullen. Door deze manier toe te passen, vermijd je het risico dat er onnodige kolommen of rijen worden afgedrukt. Dit is vooral handig wanneer je werkt met langere lijsten waarbij niet alle gegevens relevant zijn voor de afdruk.
Hoe de paginainstellingen te controleren en aan te passen
De paginainstellingen spelen een cruciale rol bij printproblemen in Excel. Om deze instellingen te controleren, ga je naar het tabblad ‘Pagina-indeling’. Hier zie je opties om de paginamarges, oriëntatie en grootte aan te passen. Kies de juiste instellingen die passen bij je document.
Let daarnaast op het afdrukgebied. Je kunt het afdrukgebied instellen door in het tabblad ‘Pagina-indeling’ op ‘Afdrukgebied’ te klikken en ‘Instellen’ te kiezen. Dit helpt ervoor te zorgen dat alleen het geselecteerde gebied wordt afgedrukt, en voorkomt dat lege kolommen en rijen per ongeluk worden meegenomen in je afdruk.
Tips voor het verbeteren van de afdruklay-out
Een goede afdruklay-out kan veel verschil maken in hoe je document overkomt. Zorg ervoor dat je cellen goed zijn opgemaakt; gebruik bijvoorbeeld vetgedrukte koppen voor kolomhoofden. Dit maakt het document niet alleen overzichtelijker, maar helpt ook om je afdrukken professioneler te laten lijken.
Probeer ook de functie ‘Schalen naar passen’ in de afdrukinstellingen. Hiermee kun je je document schalen zodat alle gegevens op één pagina passen, wat ideaal is voor rapporten. Vergeet ten slotte niet om proefdrukken te maken voordat je definitieve versies afdrukt, dit helpt om fouten op te sporen en aanpassingen te maken voordat er daadwerkelijk papier aan te pas komt.
Conclusie: Effectief afdrukken zonder onnodige kolommen
Printproblemen in Excel kunnen behoorlijk frustrerend zijn, vooral wanneer je meer kolommen afdrukt dan nodig. Door de juiste instellingen aan te passen en selectief af te drukken, kun je ervoor zorgen dat je alleen de relevante informatie afdrukt. Controleer altijd je paginainstellingen en gebruik de afdrukopties om ervoor te zorgen dat je alleen afgewerkte en professionele documenten aanmaakt. Pas deze tips toe tijdens je volgende printopdracht, zodat je onnodige kolommen vermijdt en ervoor zorgt dat elke afdruk optimaal is.